Когда личные архивы переходят в цифровой вид, работать с ними мешают бесконтрольное накопление информации и отсутствие классификации. Эти проблемы разбирает И. В. Сабенникова в статье 2022 года о преобразовании личных архивов.
Исследование «Личные архивы и их трансформация в эпоху цифровизации» вышло в журнале «Вестник Российского университета дружбы народов. Серия: История России». Автор пишет о документах, которые человек создаёт на протяжении жизни, и о том, как на смену аналоговым материалам приходят цифровые. В статье говорится, что накопление, отбор, копирование и хранение личной информации нужно упорядочить.
Сабенникова отмечает, что владельцам личных архивов нужны знания и навыки для управления электронными документами. Задача архивистов, по её мнению, состоит в том, чтобы предложить простые и эффективные способы работы с цифровыми материалами в личных и семейных архивах.
Одно из направлений архивной работы — хранение документов вместе со сведениями, которые их сопровождают. Юлия Сыскова в материале «Как организовать архив электронных документов» от 12.03.2024 перечисляет функции архива, предусмотренные приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. В их число входят хранение документов вместе с метаданными, учёт и составление описей. Эти правила регулируют работу архивов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, но не устанавливают обязанностей для домашнего семейного архива.
В перечень входит также конвертация или миграция электронных архивных документов вместе с их метаданными, чтобы обеспечить сохранность. Работа с электронным архивом, таким образом, касается не только самих файлов, но и сведений, которые их сопровождают.
Перечисленные функции электронного архива не сводятся к одному копированию. Они включают резервное копирование, восстановление данных, проверку наличия документов и их состояния. Кроме того, предусмотрено сохранение результатов проверок и создание экземпляров, которые заменят повреждённые.
О рекомендациях для владельцев личных фондов пишет и Сабенникова. Как говорится в её статье, архивные учреждения в ряде стран выпускают доступные руководства по управлению личными цифровыми архивами. В этих руководствах описана работа с документами, начиная с создания архива и заканчивая передачей на архивное хранение.