21 марта 2023 года вышла памятка о том, как передать личные документы, связанные с СВО, в государственный или муниципальный архив. Семьи участников могут обратиться туда, чтобы передать материалы на постоянное хранение.
Письма, фотографии и воспоминания участников СВО для архива
Передать личные документы предложили военнослужащим любых званий, видов и родов войск, бывшим военнослужащим, сотрудникам частных военных компаний и участникам добровольческих формирований. Предложение также адресовано волонтёрам, участникам фондов и программ поддержки.
В список включены удостоверения, свидетельства, военные билеты, дневники, записные книжки, мемуары и воспоминания. Можно передать и переписку, фотографии, творческие работы и интервью. Архив принимает документы на разных носителях, будь то текстовые, изобразительные, аудиовизуальные или электронные материалы. При этом памятка уточняет, что на хранение примут не все документы.
Документы принимают по договору и сдаточной описи
Чтобы передать документы в архив, заключают договор. Предварительно материалы принимают по сдаточной описи. Люди, которые передают документы и другие материалы, не несут финансовой нагрузки.
Описи и акты, подготовленные архивом, согласовывают с человеком, передающим документы. Впоследствии часть принятых материалов могут вернуть владельцу, а возврат оформляют актом.
Архив формирует личный фонд или включает документы в коллекцию
Архив отбирает документы, чтобы сформировать отдельный фонд личного происхождения или включить их в коллекцию. В коллекцию собирают документы разных людей, объединённые темой, видом материалов или иным признаком. Когда документы окончательно принимают на постоянное хранение, составляют опись дел, документов постоянного срока хранения.
Документы и предметы, не отобранные для включения в Архивный фонд Российской Федерации, возвращают участнику СВО в установленном порядке. Доступ к переданным документам могут ограничить на 75 лет в соответствии с частью 3 статьи 25 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».